機關辦理政府採購的公開招標過程中，應先將各項招標文件提供廠商領取（政府採購法第29條第1項規定參照），又此項招標文件，其內容應包括投標廠商提交投標書所需之一切必要資料（政府採購法第29條第3項規定參照）。通常的招標文件會隨招標機關之需求及採購類型的不同而為不同之設計，一般而言，會有投標須知、投標標價清單、投標廠商聲明書、契約條款、採購規範、押標金及保證金格式等文件供廠商領取。然而，政府採購的文件繁多，契約條款所涉及的權利義務眾多且文字有時並非平易近人，若在投標前已對招標文件有疑義，那該怎麼辦呢？
按政府採購法第41條規定：「廠商對招標文件內容有疑義者，應於招標文件規定之日期前，以書面向招標機關請求釋疑。機關對前項疑義之處理結果，應於招標文件規定之日期前，以書面答復請求釋疑之廠商，必要時得公告之；其涉及變更或補充招標文件內容者，除選擇性招標之規格標與價格標及限制性招標得以書面通知各廠商外，應另行公告，並視需要延長等標期。機關自行變更或補充招標文件內容者，亦同。」所以，如廠商對招標文件內容有疑義，依前開規定可以書面向機關請求釋疑說明，且機關對廠商所提之疑問，應在招標文件規定之日期前，正式以書面答復請求釋疑之廠商。但是，在通訊全面普及化的現在，還可以用其他方式請求釋疑嗎？
最高法院112年度台上字第880號判決即採了較為保守的看法，該判決意旨謂：「次查廠商參與政府機關採購案之投標，應依機關公告之招標文件所定內容為之，廠商對招標文件內容有疑義者，應於招標文件規定之日期前，以書面向招標機關請求釋疑。機關對疑義之處理結果，應於招標文件規定之日期前，以書面答復請求釋疑之廠商，必要時得公告之，此觀政府採購法第41條之規定自明。系爭採購案適用政府採購法，其投標須知第20條、第21條依序規定：『廠商對招標文件內容有疑義者，應以書面向招標機關請求釋疑』、『機關以書面答復前條請求釋疑廠商之期限：投標截止期限前1日答復』（見第一審卷一36頁以下）。是被上訴人既未於投標前質疑系爭招標規範第11條之內容，以書面請求上訴人釋疑，則能否逕以系爭採購案申購單位人員曾文琴之口頭答復為據，認系爭契約係採cyclecount計價，自滋疑問。」從該判決發回理由意旨觀之，可見最高法院對於廠商提出釋疑的方式要求，僅能按政府採購法第41條「書面」為之，倘若非以此種方法提出釋疑，所得之答覆亦非當然可以算數。
所以，廠商在採購的招標過程中，如果真的遇到招標文件有疑義的地方，可不能直接只打一通電話詢問承辦人就結束了，否則屆時衍生糾紛時，此種釋疑結果的效力將容易遭受挑戰，保險起見，還是得多費點工夫正式發文函詢機關呦！
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